Antes de la llegada del coronavirus a nuestras vidas, cada vez más empresas en función de su actividad estaban realizando pequeñas pruebas con el teletrabajo. Un par de días al mes, una vez a la semana… pero la realidad es que en esto a nivel general en nuestro país, estábamos en pañales.
De repente llegaron las medidas del gobierno y tuvimos que irnos a casa a trabajar, una noticia que nos pilló de sorpresa y nos obligó a teletrabajar sin haber dispuesto de las herramientas organizativas y medios técnicos necesarios para poder montar la operativa. En Pisto con webo te lo anunciábamos así.
La falta de experiencia, el no tener a los compañeros alrededor y el trabajar desde casa rodeado de familia y niños puede ser un poco raro, pero de la experiencia de nuestra agencia durante las dos primeras semanas, hemos extraído las principales claves para ayudarte a sacar el máximo partido de tu equipo trabajando desde casa.
LA CLAVE 1 > LA ORGANIZACIÓN
La base de toda empresa y a todos los niveles es la organización. Ya era así en situación de normalidad, pues con más motivo en un escenario de teletrabajo.
No lo negaremos, para nosotros era nuevo. Sí habíamos hecho pequeñas incursiones y pruebas pero, ¿todo el equipo fuera de la oficina y deslocalizado? Todo un reto. ¡Y nos encantan los retos! Por lo que lo primero que hicimos fue una reunión de equipo para coordinar los medios necesarios para poder realizar el trabajo desde casa.
Medios técnicos
En nuestro caso, lo importante eran sobre todo los equipos informáticos y la conectividad que tuviera cada uno en su casa, porque tenemos todo el archivo en la nube, nuestro sistema de tareas, tickets de incidencias y gestión comercial, también está montado con diferentes herramientas online, y hace ya algunos meses que eliminamos el papel de nuestras mesas y nuestras reuniones, con excepción de algún compañero nostálgico que necesita seguir apoyándose de soporte físico.
La decisión fue que mantendríamos los equipos conectados y accederíamos en remoto a través de Anydesk de momento y hasta establecer otro sistema más meditado. Eso sí, las personas del equipo que trabajan con software de diseño, se llevaron sus equipos a casa, y quien estaba acostumbrado a su equipo o a la doble pantalla, también decidieron adaptar su equipo doméstico al máximo a su normalidad diaria y se llevaron los componentes que necesitaban.
No hizo falta distribuir ni mobiliario ni más equipamiento, pero sí tuvimos que desviar la centralita telefónica al teléfono de la directora de comunicación, y habilitar varios canales de Whatsapp Business en los gestores de cuentas sobre diferentes teléfonos de la empresa solo destinados a este fin, porque una de las normas de la empresa es respetar escrupulosamente los horarios de los compañeros y la única vía para conseguirlo es esta, configurando auto respuestas fuera de nuestro horario comercial.
Avisado a nuestro responsable de informática para prever temas de seguridad, ya estábamos listos para empezar nuestro confinamiento a nivel técnico.💪
💡Obviamente esta fue una medida temporal para poder montar el sistema de trabajo de un día para otro. Si quisiéramos establecerlo como definitivo, buscaríamos otro estructura informática más sostenible y autónoma.
Equipo humano
Si para nosotros había algo importante, era conocer las sensaciones e inquietudes del equipo y diseñar un protocolo de trabajo en el que estuviéramos todos cómodos. Muchos de los miembros del #EquipoPisto estaban bastante en shock por nuestra decisión como gerentes. Hay que recordar que decidimos mandar al equipo a casa el mismo día 9 de marzo cuando supimos del cierre de centros educativos, muy por delante de la inmensa mayoría de empresas que tardarían algunos días más en tomar la decisión. Además, en nuestra empresa es sorprendente pero los compañeros no quieren tele trabajo, quizás algún día puntual, pero prefieren venir a la oficina porque dicen que el ambiente laboral es genial. Por lo tanto, teníamos que hacer las cosas muy bien para motivar al equipo.
Protocolo de teletrabajo
La situación era nueva y había que establecer un protocolo de trabajo. Diseñamos los objetivos de las siguientes dos semanas, definimos la prioridad de los proyectos en desarrollo, repasamos escrupulosamente todas las tareas pendientes tanto ocasionales como recurrentes, para irnos con una perspectiva clara de la situación.
Decidimos mantener nuestro sprint de producción en el intervalo habitual, es decir, una semana, pero sabíamos que se avecinaba una crisis importante que generaría mucho más trabajo en la atención al cliente, por lo que a nivel de proyectos seguiríamos hitos semanales, pero a nivel de tareas,reservamos el 50% de nuestro tiempo diario para tareas urgentes e importantes. Y otra de las cosas que decidimos fue ser más flexibles con nuestros «Sprint Mondays», lunes en los que el departamento de marketing se aísla evitando el contacto con los clientes, reuniones y comunicaciones superfluas, para sacar trabajo de manera intensiva, ya que LOS CLIENTES PASABAN A SER LO PRIMERO.
Las herramientas en los procesos productivos serían las habituales en nuestro día a día: tareas y proyectos a través de Trello, comunicación del equipo a través de Skype y Zoom para vídeo llamadas y para conversaciones Whatsapp y Slack. Comunicación con clientes a través de Whastapp Business y email, gestión de oportunidades y relación con clientes a través de nuestro CRM Teamleader.
💡Nuestro consejo es que diseñes y establezcas ese protocolo de trabajo interno aun cuando hoy ya estés teletrabajando. Nosotros tenemos mucho ganado porque nacimos como empresa digital y nuestra productividad se basa en metodologías ágiles (Scrum y Canvas), pero seguro que tú puedes establecer unas pautas de trabajo sencillas y asumibles que mantengan arriba los ánimos y la competitividad. Recuerda que la prioridad es trabajar desde casa sin dejar de ser un equipo.
Mantener horarios y pautas
Decidimos mantener los mismos horarios y pautas tele trabajando que en la oficina. Ya era bastante fuerte el cambio de un día para otro como para alterar también esto. Comemos a la misma hora que antes y nos tomamos nuestros respiros para tomar un café o estirar las piernas con total libertad igual que lo haciamos en la oficina.
💡Nuestra experiencia en este sentido está siendo muy positiva y nos acerca al máximo a los ritmos de la oficina. Si la productividad de tu equipo era buena con los horarios y pautas que tenías, mantenlos dentro de lo posible.
Comprensión y paciencia a raudales
Es importante que el equipo entienda que la situación es nueva y todos tendrán una pequeña curva de aprendizaje y adaptación que habremos de superar juntos. La tecnología también juega un papel muy importante en el tele trabajo y ahí dependemos de terceros. Y en la situación que nos encontramos, si añadimos el factor psicosocial producido por la pandemia en la que todos estamos o hemos estado expuestos de una manera o de otra, surge incertidumbre y miedo por nuestros familiares y amigxs, preocupación por el bombardeo de noticias de calado sanitario, económico,… Si sumamos que lxs compañerxs que tienen hijxs en edad escolar además tienen la carga de acompañarles en el tele estudio, pues el escenario se complica mucho más. Como decía un famoso spot publicitario: «Paciencia, no hay otra ciencia».
💡En fin, que hay que sacar toda la inteligencia emocional posible para que todos los compañeros se sientan acompañados, comprendidos y el equipo fluya.
LA CLAVE 2 > LA COMUNICACIÓN
De la misma manera que la organización, la comunicación tanto interna como externa, es esencial para el buen funcionamiento de la empresa trabajando presencialmente o a distancia, pero he de diferenciar nuestras acciones con clientes y con el equipo.
Comunicación externa
Uno de nuestros valores corporativos es la transparencia, por lo que desde el principio quisimos abordar la nueva situación de una manera honesta y transparente en la comunicación a toda la comunidad de seguidores de Pisto, clientes incluidos, emitiendo un comunicado a través de email y redes sociales.
Plan de comunicación con el cliente
Otro de los factores importantes es que no podemos olvidarnos del cliente y de sus necesidades, más en unas circunstancias tan complicadas como las que vivimos. Una prioridad para nosotros es que el cliente se sienta incluso mucho más acompañado en estos momentos de incertidumbre, por lo que trazamos un Plan de Comunicación con el cliente centrado en 5 líneas de actuación:
- De manera inmediata, el responsable de cada área, contactó inicialmente con los clientes con servicios contratados en su área para explicarle en persona la nueva situación y se puso a su disposición para abordar nuevas vías de comunicación como la vídeo conferencia, si fuera necesario.
- Después de las primeras sensaciones, activamos los mensajes de gerencia para ponernos a su disposición de todos ellos para cualquier inquietud relativa a nuestra actividad en la que les pudiéramos ayudar en esta situación excepcional.
- Autorizamos el contacto directo y continuado con sus gestores de cuenta en caso de servicios recurrentes activos a través de Whatsapp Business, y en el caso de las responsables de área, vía teléfono también, con feedback directo de posibles incidencias reportado al equipo comercial.
- En los proyectos de desarrollo, se deja el email como la única vía de contacto documental.
- En caso de generación de oportunidades comerciales, las canaliza el Jefe de Equipo a través del CRM para que los comerciales procedan como consideren oportuno.
💡Que tu equipo tenga claro cómo tiene que comunicarse con el cliente en todo momento, aporta mucha seguridad en la operativa del día a día. ¡Diseña el Plan de Comunicación con el cliente para tele trabajo!
Comunicación interna
Tuvimos claro que era de vital importancia que el equipo estuviera en contacto constante para comunicaciones de interés general. En nuestro caso es a través de un grupo de Whastapp, aunque existen muchas aplicaciones que nos permiten estar conectados y enviar mensajería inmediata como Slack o Telegram, por ejemplo.
También es recomendable seguir manteniendo las costumbres que tanto nos gustaba compartir como, por ejemplo, saludar y despedirse al empezar y terminar la jornada de trabajo en el grupo, o hacer alguna de las pausas de café acompañados de un compi vía Skype.
Siguiendo nuestra metodología de trabajo, la reunión semanal de equipo es una herramienta de comunicación fundamental para supervisar la consecución de objetivos semanales y planificar el sprint productivo de la siguiente semana. También aplicamos técnicas de creatividad para intercambiar información y aportar ideas entre las diferentes áreas. Lo único que cambia es que ahora son vía Skype 😜.
💡Invierte en crear un entorno de comunicación clara y positiva en tu equipo para suplir la conexión personal que se genera en el espacio físico. La comunicación eficaz es probablemente uno de los factores que mayor inciden en la competitividad de las empresas, y online también se puede conseguir.
LA CLAVE 3 > LA CONFIANZA
Si eres de los que piensas que en el teletrabajo tu equipo se va a escaquear, o si procedes de una cultura empresarial presentista y te molesta que cuando finalizan su jornada se «desconecten» perdiendo el control, te diré una cosa: CONFÍA.
Los datos dicen que las personas que trabajan desde casa no serán menos productivas que si lo hicieran en tu oficina. De hecho, si hiciste una buena selección de personal y tienen claro el proceso productivo, probablemente estarán más comprometidos con su trabajo.
En este sentido, te contaré lo que nos está funcionando en la agencia:
Dar libertad a los empleados
No podemos supervisar en cada momento lo que están haciendo nuestros trabajadores, por eso debemos de confiar en ellos y darles ciertas responsabilidades para que ante pequeñas dudas puedan tomar sus propias decisiones, siempre que esto no ponga en un aprieto a la empresa. Si las decisiones son mayores, hagamos saber al trabajador que aquí estamos para todo lo que necesite y que no dude en consultarnos. De este manera evitamos las típicas preguntas que hacemos muchas veces en la oficina, que si la piensas dos veces sabes que puedes responder tú solo, y le damos cierta responsabilidad.
Dar y recibir feedback
Ahora especialmente es muy importante saber cómo están tus trabajadores, conocer cómo se sienten ante los proyectos y darles tu opinión sobre su trabajo. Realizar un seguimiento de su día a día ayuda a que la distancia no se note y todo quede más en «familia». La confianza es un factor fundamental para poder desarrollar exitosamente el teletrabajo.
Enfrenta las crisis de manera rápida y directa
Una de las cosas que nosotros hemos notado es que a veces se pierde cierto contexto en la comunicación interna en comparación al equipo trabajando codo con codo. Por eso, desde gerencia tomamos la decisión que todos los mensajes que pudieran desatar un mínimo malentendido, se comentan en el grupo cortando por lo sano con la mediación del Jefe de Equipo.
Lo que no funciona, se cambia
Nosotros hemos ido haciendo ajustes sobre la marcha de cosas que veíamos que podrían suponer un problema. Hay que ser flexible y adaptarse. Pero como todos los procesos empresariales, este tampoco es estático y debe ser revisado y optimizado de manera periódica.
💡»Open your mind» y confía en las personas. La confianza se construye de manera bilateral pasito a pasito.
Y hasta aquí nuestra experiencia, la cual espero te haya ayudado a afrontar este momento tan delicado que vivimos las empresas a las que nos han confinado a trabajar desde casa.
No sé si pasada esta crisis implantaremos esta modalidad de trabajo de manera ocasional o definitiva porque nos queda mucho camino por recorrer, pero no hay nada en el tele trabajo, absolutamente nada, comparable al abrazo que daría a cada uno de mis compañeros en estos momentos❤️.
